Whistleblowing Policy

Sommario

Introduzione
Definizioni
Policy di Whistleblowing
Ambito di applicazione
Cosa segnalare
Procedura: come effettuare una segnalazione
Tutela legale
Protezione dei dati personali
Informazioni ed approfondimenti

Introduzione
Il D. Lgs 24/2023 (Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo e del
Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano
violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone
che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali), pubblicato in Gazzetta Ufficiale
il 10 marzo 2023, ha introdotto novità significative in materia di segnalazioni di illeciti (c.d.
Whistleblowing) nel settore privato.
Il Whistleblowing è uno strumento di prevenzione degli illeciti ed è la manifestazione del diritto
alla libertà di espressione.

2. Definizioni
I termini riportati nella presente Policy hanno i seguenti significati:
SOCIETA’: Gifrab Italia s.p.a. (di seguito anche “Gifrab” o “Società”).
CONFIDENTIAL ADVISOR: la persona designata dall’Amministratore di Gifrab Italia s.p.a.
per ricevere le segnalazioni su sospette irregolarità nell’ambito della presente procedura.
DIPENDENTE: qualsiasi persona che lavora per Gifrab, compresi gli amministratori, i
lavoratori dipendenti, i lavoratori temporanei, i lavoratori distaccati, somministrati, stagisti,
collaboratori occasionali, consulenti e gli altri collaboratori che hanno un altro rapporto
contrattuale assunti per prestare lavoro con Gifrab.
SOSPETTA IRREGOLARITA’: un fondato sospetto che riguardi la Società relativo condotte
contrarie alle norme in vigore, come meglio specificato nell’articolo 5 “Cosa segnalare”.

Policy di Whistleblowing
Gifrab Italia s.p.a. si impegna a condurre la propria attività nel rispetto di equità, onestà e
integrità, ambisce al raggiungimento di elevati standard di trasparenza ed auspica che tutti i
dipendenti mantengano elevati standard di etica e correttezza e segnalino, tempestivamente,
qualsiasi violazione al riguardo.
Gifrab, dunque, incoraggia i dipendenti che sospettino l’esistenza di significativi problemi
all’interno della Società di riferirli senza temere sanzioni, ripercussioni o trattamenti ingiusti.
La presente “Whistleblowing Policy” (o anche semplicemente di seguito “Regole
Whistleblowing”) esplicita come gestire le segnalazioni se si hanno giustificati motivi per
ritenere che sia stata commessa una violazione o una grave irregolarità.
Le Regole Whistleblower si applicano a tutti i dipendenti di Gifrab ed hanno lo scopo di
consentire loro di denunciare eventi (o presunti eventi) di natura etica, operativa o finanziaria
all’interno della Società, senza compromettere la loro posizione. Gifrab, infatti, assicura la
tutela della persona che in buona fede effettua la segnalazione da pregiudizi, discriminazioni,
ritorsioni o ripercussioni.
Le sospette irregolarità dovranno essere comunicate al Confidential Advisor, che prenderà in
seria considerazione le segnalazioni, le esaminerà e si farà promotore delle dovute verifiche.

Ambito di applicazione
La presente policy si applica a tutto il personale di Gifrab, tra cui vertici aziendali,
amministratori, dipendenti, consulenti, contraenti, stagisti, lavoratori occasionali o personale
di agenzia o qualsiasi altra persona associata a Gifrab.
La presente policy non si applica in caso di vertenze giuslavoristiche riguardanti i termini e le
condizioni del proprio contratto di lavoro ed alle contestazioni dei dipendenti relative alla
propria posizione personale. Le contestazioni di questo tipo devono essere sempre discusse dai
dipendenti con il proprio diretto superiore o con l’ufficio Risorse Umane.
La possibilità di presentare segnalazioni legate alle Regole Whistleblower è limitata ai rapporti
su presunte irregolarità. Le segnalazioni di ogni altro fatto o problema, e le relazioni che non
sono sufficientemente circostanziate, non potranno essere prese in considerazione.
Si precisa che:

un dipendente che denuncia una sospetta irregolarità agisce in buona fede;
un dipendente che denuncia una sospetta irregolarità non agisce per interesse personale;
un dipendente che denuncia una sospetta irregolarità in cui lui stesso ha preso parte non
sarà immune, per questo, da sanzioni o da un procedimento interno. Nell’imporre la
sanzione sarà, comunque, tenuta in considerazione la denuncia dell’irregolarità da parte del
dipendente che vi ha preso parte, sia totalmente sia parzialmente;
le Regole Whistleblower saranno rese note agli attuali ed ai futuri dipendenti

Cosa segnalare
È possibile segnalare illeciti amministrativi, contabili, civili, penali o qualsiasi situazione
correlata al sospetto fondato o alla conoscenza di una irregolarità o violazione già avvenuta, in
atto o che potrebbe accadere internamente a Gifrab.
Nello specifico: illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali
rilevanti relativi ad appalti pubblici (D. Lgs. 50/2016), servizi, prodotti e mercati finanziari,
prevenzione del riciclaggio (D. Lgs 231/2007), sicurezza e conformità dei prodotti, tutela
dell’ambiente (D. Lgs 152/2006), protezione dei consumatori (D. Lgs. 206/2005), tutela della
vita e protezione dei dati personali (D. Lgs 196/2003), sicurezza delle reti e dei sistemi
informativi (Reg. UE 2016/679); violazioni (atti o omissioni) che ledono gli interessi finanziari
dell’UE (rif. Art. 325 TFUE); violazioni (atti o omissioni) di norme in materia di concorrenza e
aiuti di Stato (rif. Art. 26 TFUE); violazioni (atti o omissioni) di norme in materia di imposte
sulle Società.
Per irregolarità o violazione si intende una condotta contraria ad una norma in vigore e può
includere, a titolo esemplificativo e non esaustivo:
a) un reato già commesso, imminente o in atto o che probabilmente verrà perpetrato,
compresa la frode;
b) un’imminente o attuale violazione di leggi e regolamenti relativi ad argomenti finanziari
(come quelli relativi ad aspetti contabili, al controllo interno della contabilità, all’audit, ai
report ed ai reati finanziari), a corruzione, frodi, crimini contro la Società, violazione dei
diritti umani, crimini contro l’ambiente, discriminazione e/o molestie, significative
inadeguatezze relative alla sicurezza nei luoghi di lavoro e/o altre simili violazioni che
riguardano interessi vitali della Società o la vita e la salute degli individui;
c) un’imminente o attuale diffusione intenzionale di informazioni non corrette alla Pubblica
Amministrazione;
d) una profonda violazione del Codice di Comportamento, inclusa la violazione delle regole
che vietano molestie sessuali o altre violazioni descritte alla lettera a) e b);
e) una minaccia per la salute pubblica e per la sicurezza dell’ambiente;
f) un’imminente o attuale intenzionale soppressione, distruzione o manipolazione di
informazioni riguardanti i punti a) ed e).
g) l’intenzionale occultamento di una delle circostanze già menzionate.

Procedura: come effettuare una segnalazione
I dipendenti sono invitati ad effettuare la segnalazione, al fine di informare il Confidential
Advisor di qualsiasi sospetta irregolarità di cui vengano a conoscenza, al seguente indirizzo di
posta elettronica: confidential.advisor@gifrab.it o attraverso il modulo web al seguente
indirizzo internet: https://forms.gle/NerwQneRmPHPyAkJ9
La segnalazione può essere effettuata in forma anonima.
Nel caso in cui chi effettua la segnalazione fornisca la propria identità, la stessa resterà
riservata. Nei casi in cui Gifrab sia tenuta per legge a rivelare l’identità di chi ha fatto la
segnalazione, la Società valuterà le modalità attraverso le quali procedere al fine di garantire la
massima protezione possibile.
Il dipendente che si avvale di quanto previsto nella Policy Whistleblowing potrà sempre
mantenere riservata la propria identità.
Il Confidential Advisor dovrà:

rilasciare alla persona segnalante (salvo i casi di segnalazione in anonimato) un avviso di
ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione;
mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante e può chiedere, se necessario,
integrazioni alla segnalazione;
dare seguito alle segnalazioni ricevute;
fornire riscontro alla persona segnalante (salvo i casi di segnalazione in anonimato) entro
tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro tre mesi
dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione.
La segnalazione interna presentata ad un soggetto diverso da quello preposto a riceverla, è
trasmessa, entro sette giorni dal suo ricevimento, al soggetto competente, dando contestuale
notizia della trasmissione alla persona segnalante.

Tutela legale
Il dipendente che abbia segnalato una sospetta irregolarità, e che ha agito in buona fede, non
subirà alcuna conseguenza negativa a seguito di detta sua segnalazione. Gifrab non tollererà
ritorsioni o discriminazioni da parte di altri dipendenti nei confronti di colui che ha fatto la
segnalazione. Qualsiasi forma di ritorsione o discriminazione sarà punita, senza nessuna
eccezione.
Chiunque viola le misure di tutela del segnalante, nonché chi effettua con dolo o colpa grave
segnalazioni che si rivelino infondate, sarà sanzionato secondo quanto previsto dalla normativa
e dai regolamenti vigenti.
La persona rispetto alla quale la relazione è stata depositata deve essere informata in merito
a: le azioni di cui viene accusata, chi riceverà la relazione sull’esito delle verifiche, il fatto che
la Società è responsabile per queste norme, nonché su determinate informazioni su come
esercitare il diritto di accesso e di rettifica, ma deve rimanere segreta l’identità del dipendente
che ha segnalato la sospetta irregolarità.
Ad indagine conclusa, la persona coinvolta sarà informata dell’eventuale azione che verrà
presa in conseguenza delle verifiche effettuate

Protezione dei dati personali
Il trattamento dei dati personali è effettuato a norma del regolamento (UE) 2016/679,
ss.mm.ii.
I trattamenti dei dati personali relativi al ricevimento ed alla gestione delle segnalazioni sono
effettuati dai soggetti responsabili, in qualità di titolari del trattamento, fornendo idonee
informazioni alle persone coinvolte nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e
delle libertà degli interessati.
Le segnalazioni non potranno essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato
seguito alle stesse.
L’identità della persona segnalante e qualsiasi altra informazione da cui può evincersi,
direttamente o indirettamente, tale identità non possono essere rivelate, senza il consenso
espresso della stessa persona segnalante, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o
a dare seguito alle segnalazioni.

Informazioni ed approfondimenti
Per informazioni ed approfondimenti è possibile scrivere a confidential.advisor@gifrab.it